La salle de lecture du Service des archives de l’AP-HP compte 12 places pour la consultation des documents originaux, 3 postes informatiques et 1 place dédiée à la consultation des grands formats.
Délais d’obtention des documents
Les fonds sont conservés sur un bâtiment annexe, dans l’enceinte de l’hôpital Bicêtre. Ils sont consultables dans la journée, suivants les heures de levées suivantes (horaires auxquels le magasinier va chercher les documents) :
- 9h45
- 11h15
- 13h30
- 15h
Attention à bien anticiper le délai d’inscription (lors de votre première venue) et de commande des cotes afin de pouvoir effectuer ces formalités avant les heures de levées. Les documents sont mis à disposition en salle de lecture 30 à 45 minutes après l’heure de levée. Les documents numérisés sont consultables sans délai sur les postes informatiques.
- Il n’est communiqué qu’un seul dossier d’archives à la fois.
- La consultation des documents commandés peut-être prolongée si besoin, une semaine, renouvelable une fois.
Attention : le Service des archives ne peut entreprendre de recherche pour le compte des chercheurs.
Fermetures annuelles de la salle de lecture :
- Vacances d’été entre le 14 juillet et le 15 août.
- Vacances de fin d’année entre le 25 décembre et le 1er janvier.
Les dates sont précisées sur le site Internet deux semaines à l’avance.
L’inscription, ouverte à tous, est gratuite et se fait sur simple présentation d’une pièce d’identité, ainsi que d’une autorisation pour les mineurs. Elle donne lieu à la délivrance d’une carte de lecteur, valable pour l’année civile en cours, renouvelable annuellement.
Le dépôt des sacs et vêtements d’extérieur aux vestiaires est obligatoire.
Pour votre information, il est rappelé que les aliments ou boissons sont interdits en salle de lecture.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter le Règlement de la salle de lecture.
La communication des documents d’archives publiques est régie par les articles L. 213-1 et suivants du code du patrimoine. Les archives publiques sont librement communicables de plein droit (art. L. 213-1), sous réserve de délais spéciaux définis à l’article L. 213-2.
Tous les délais sont calculés à partir du document contenant l’information la plus récente mentionnée dans le dossier ou le registre (sauf mention contraire).
La consultation des fonds privés, selon les volontés du donateur, peut être soumise à autorisation.
La consultation par dérogation
Lorsqu’un document ou un dossier n’est pas librement communicable au regard de la loi, il est possible de déposer une demande de consultation par dérogation (art. L. 213-3 du code du patrimoine) auprès du Service des archives.
La demande est transmise dans un 1er temps pour avis au service qui a versé les documents. Le dossier est ensuite adressé pour décision à l’administration des archives. Celle-ci dispose d’un délai de 2 mois pour se prononcer. En cas de non-respect de ce délai ou en cas de réponse négative, le demandeur peut saisir la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA), pour avis. Cet avis est consultatif. Il est cependant indispensable, en cas de refus réitéré de l’administration qui détient les documents, pour saisir le tribunal administratif.
Télécharger le formulaire-demande de dérogation
Pour en savoir plus : https://www.cada.fr/
Répertoire alphabétique de population (manuscrit)
Librement communicable
Registre des entrées, des sorties, des mouvements de malades
50 ans
Registre des déclarations de naissances
50 ans
Registre des déclarations de décès (avec mention de la cause)
25 ans
Registre de destination des corps
50 ans
Dossier de personnel
50 ans à/c clôture
Dossier médical, registre de comptes rendus hospitaliers ou opératoires
25 ans après le décès ou, si date inconnue, 120 ans à compter de la date de naissance
Registre des accouchements et salle de travail
25 ans après le décès ou, si date inconnue, 120 ans à compter de la date de naissance
La reproduction d’un document ne constitue pas une obligation pour le service des Archives, qui se conforme à la réglementation en vigueur, définie par l’art. L. 311-9 du code des relations entre le public et l’administration. En application du b) de cet article, sont exclus de la photocopie tous les registres et ouvrages reliés, les documents de format supérieur à A3 et tous les documents fragiles ou dont l’état matériel ne permet pas la photocopie.
Le service n’effectue pas de numérisation à la demande. Les lecteurs sont cependant autorisés à reproduire eux-mêmes les documents à l’aide d’un appareil photo (sans flash ni trépied) sous réserve :
- de la communicabilité des documents conformément au code du patrimoine,
- d’éventuelles dispositions légales, réglementaires ou contractuelles limitant la reproduction,
- que l’état matériel des documents le permette,
- que la reproduction n’endommage ni ne modifie la forme des documents.
! Attention ! Pour le cas des documents communiqués par dérogation, l’autorisation de reproduction doit être mentionnée explicitement dans le courrier d’autorisation de communication.
Il appartient à toute personne effectuant des reproductions de vérifier les règles de diffusion. L’utilisation dans la sphère privée, sans diffusion commerciale, est libre. Les utilisateurs sont invités cependant à mentionner de manière visible, pour chaque document reproduit, la provenance (Archives AP-HP) et la cote du document original. Toute réutilisation à d’autres fins doit faire l’objet d’une demande d’autorisation auprès du responsable du service des Archives. Lorsque l’utilisation des reproductions est faite à des fins commerciales, l’utilisateur remet un exemplaire de son produit au service des Archives, à titre justificatif, sauf indication contraire figurant dans l’autorisation.