Comment permettre aux documents de traverser les siècles, tout en préservant leur lisibilité ? Si le papier semble poser moins de problème de conservation que les données numériques, encore faut-il respecter quelques règles.
La conservation préventive établit les principes de la bonne sauvegarde des documents. Dès leur arrivée, l’archiviste met tout en œuvre pour leur offrir de bonnes conditions de rangement. Afin de les mettre à l’abri de la lumière, l’humidité et la poussière, des boîtes adaptées sont utilisées, spécialement traitées pour retarder les effets dévastateurs des incendies ou inondations. Le matériel de conservation (cartons, boîtes, chemises) est à PH neutre, pour éviter une réaction du contenant avec le papier acide et les encres chimiques des documents.

Au cours du traitement d’un versement d’archives, l’archiviste effectue non seulement la remise en ordre intellectuel des dossiers et documents à l’intérieur, mais aussi le conditionnement matériel. Il ôte tous les éléments qui peuvent être nuisibles : attaches métalliques qui rouillent ; pochettes plastiques et élastiques qui collent à la feuille de papier et la tachent. Un nettoyage peut s’avérer nécessaire pour enlever la poussière ou des déjections d’animaux (oiseaux, souris…). L’archiviste collecte parfois des archives conservées dans des lieux peu propices et peu salubres comme des caves ou des greniers. Les gommes, pinceaux et éponges spécialement conçus pour nettoyer sans abîmer les documents se révèlent alors bien utiles.

Une fois les documents nettoyés, le conditionnement intervient : les dossiers papiers sont placés dans des chemises en papier neutre, alors que le polyester Mylar®, matériau transparent dédié à cet usage, est utilisé pour les plans ou les photographies. Les documents sont ensuite rangés dans des boîtes spécifiques sur les rayonnages ou dans les tiroirs des meubles à plans. Bien à l’abri dans les magasins de conservation, sans variation brusque de température et d’hygrométrie (taux d’humidité de l’air), les documents sommeillent jusqu’à ce qu’on les réveille pour les communiquer aux chercheurs.