Informations pratiques

Informations pratiques

La salle de lecture du service des Archives de l’AP-HP compte 12 places pour la consultation des documents originaux, 3 postes informatiques et 1 place dédiée à la consultation des grands formats.

Délais d’obtention des documents

Les fonds sont conservés sur un bâtiment annexe, dans l’enceinte de l’hôpital Bicêtre. Ils sont consultables dans la journée, suivants les heures de levées suivantes :

9h45 ; 11h15 ; 13h30 ; 15h

Attention à bien anticiper le délai pour votre inscription et la commande des cotes que vous souhaitez consulter afin de pouvoir commander avant les heures de levées. Les documents sont mis à disposition en salle de lecture 30 à 45 minutes après l’heure de levée. Les documents numérisés sont consultables sans délai sur les postes informatiques.

  • La consultation des ouvrages de la bibliothèque s’effectue exclusivement sur place.
  • Il n’est communiqué qu’un seul dossier d’archives à la fois.

La consultation des documents commandés peut être prolongée si besoin, une semaine, renouvelable une fois.

Salle de lecture, espace informatique
Salle de lecture, espace informatique
Salle de lecture, consultation des documents
Salle de lecture, consultation des documents

L’inscription, ouverte à tous, est gratuite et se fait sur simple présentation d’une pièce d’identité. Elle donne lieu à la délivrance d’une carte de lecteur, valable pour l’année civile en cours, renouvelable annuellement.

Le dépôt des sacs et vêtements d’extérieur aux vestiaires est obligatoire.

Pour votre information, il est rappelé que les aliments ou boissons sont interdits en salle de lecture.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter le Règlement de la salle de lecture.

Typologie documentaire Délais de communicabilité
Répertoire alphabétique de population (manuscrit) Librement communicable
Registre des  déclarations de naissances 50 ans
Registre des entrées, des sorties, des mouvements de malades 50 ans
Registre des déclarations de  décès (avec mention de la cause) 25 ans
Registre de destination des corps 50 ans
Dossier médical, registre de comptes rendus hospitaliers ou opératoires 25 ans après le décès ou, si cette date n’est pas connue, 120 ans à compter de la date de naissance
Dossier de personnel 50 ans à/c clôture

Délais de communicabilité

La communication des documents d’archives publiques est régie par les articles L. 213-1 et suivants du code du patrimoine. Les archives publiques sont librement communicables de plein droit (art. L. 213-1), sous réserve de délais spéciaux définis à l’article L. 213-2.

Tous les délais sont calculés à partir du document contenant l’information la plus récente mentionnée dans le dossier ou le registre (sauf mention contraire).

La consultation des fonds privés, selon les volontés du donateur, peut être soumise à autorisation.

 

La consultation par dérogation

Lorsqu’un document ou un dossier n’est pas librement communicable au regard de la loi, il est possible de déposer une demande de consultation par dérogation (art. L. 213-3 du code du patrimoine) auprès du service des Archives.

La demande est transmise dans un 1er temps pour avis au service qui a versé les documents. Le dossier est ensuite adressé pour décision à l’administration des archives. Celle-ci dispose d’un délai de 2 mois pour se prononcer. En cas de non-respect de ce délai ou en cas de réponse négative, le demandeur peut saisir la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA), pour avis. Cet avis est consultatif. Il est cependant indispensable, en cas de refus réitéré de l’administration qui détient les documents, pour saisir le tribunal administratif.

Télécharger le formulaire de dérogation

Pour en savoir plus : https://www.cada.fr/

Vue intérieure d’une salle de photographie
Vue intérieure d’une salle de photographie

La reproduction d’un document ne constitue pas une obligation pour le service des Archives, qui se conforme à la réglementation en vigueur, définie par l’art. L. 311-9 du code des relations entre le public et l’administration. En application du b) de cet article, sont exclus de la photocopie tous les registres et ouvrages reliés, les documents de format supérieur à A3 et tous les documents fragiles ou dont l’état matériel ne permet pas la photocopie.

Le service n’effectue pas de numérisation à la demande. Les lecteurs sont cependant autorisés à reproduire eux-mêmes les documents à l’aide d’un appareil photo (sans flash ni trépied) sous réserve :

  • de la communicabilité des documents conformément au code du patrimoine,
  • d’éventuelles dispositions légales, réglementaires ou contractuelles limitant la reproduction,
  • que l’état matériel des documents le permette,
  • que la reproduction n’endommage ni ne modifie la forme des documents.

! Attention ! Pour le cas des documents communiqués par dérogation, l’autorisation de reproduction doit être mentionnée explicitement dans le courrier d’autorisation de communication.

Il appartient à toute personne effectuant des reproductions de vérifier les règles de diffusion. L’utilisation dans la sphère privée, sans diffusion commerciale, est libre. Les utilisateurs sont invités cependant à mentionner de manière visible, pour chaque document reproduit, la provenance (Archives AP-HP) et la cote du document original. Toute réutilisation à d’autres fins doit faire l’objet d’une demande d’autorisation auprès du responsable du service des Archives. Lorsque l’utilisation des reproductions est faite à des fins commerciales, l’utilisateur remet un exemplaire de son produit au service des Archives, à titre justificatif, sauf indication contraire figurant dans l’autorisation.